Dans le cadre du renouvellement de sa Stratégie des partenariats de lutte contre l’itinérance (SPLI), le gouvernement du Canada a accordé la priorité à l’approche Logement d’abord comme stratégie essentielle pour réduire l’itinérance. L’approche Logement d’abord vise à d’inciter les sans-abri chroniques ou épisodiques à quitter la rue ou les refuges d’urgence aussi rapidement que possible afin de s’installer dans des logements permanents, tout en recevant les services de soutien nécessaires au maintien d’une certaine stabilité en matière de logement.
Sachant que la gestion du rendement est indispensable à la compréhension de l’efficacité des interventions financées par la SPLI et des progrès réalisés par la collectivité pour réduire l’itinérance, le présent Guide de gestion a été élaboré afin d’aider les entités communautaires (EC) à gérer le financement de la SPLI. La SPLI espère que les collectivités développeront des processus de gestion du rendement efficaces afin de lier leurs efforts aux objectifs et normes de référence à l’échelle nationale.
La gestion du rendement:
- Définit les réalisations générales anticipées du système de lutte contre l’itinérance;
- Illustre si le progrès réalisé va dans le sens de la prévention et de la réduction de l’itinérance dans une collectivité donnée;
- Rend compte des programmes aux bailleurs de fonds;
- Quantifie les réalisations par rapport aux objectifs du Plan communautaire et des cibles de la SPLI;
- Utilise l’information recueillie en vue d’une amélioration continue;
- Harmonise les résultats du programme aux résultats obtenus par la clientèle, au niveau de l’individu et du système;
- Sert de base à la prochaine série d’examens de la stratégie et de planification des investissements.
Ressource Supplémentaire
Ressources sur la planification du système
Logement d’abord
- Logement d’abord
Dans ce document en ligne du Rond-point de l’itinérance, Steve Gaetz discute des éléments clés de l’approche Logement d’abord. - Vous trouverez davantage de détails sur l’approche Logement d’abord aux adresses suivantes :
http://www.edsc.gc.ca/fra/communautes/sans_abri/logement_abord/prestation_services/index.shtml
http://www.esdc.gc.ca/eng/communities/homelessness/housing_first/service_delivery/index.shtml - Trousse d’outils du logement d’abord au Canada
Cette trousse d’outils en ligne destinée aux prestataires de services donne une orientation étape par étape sur le développement et la mise en oeuvre des programmes Logement d’abord.
Planificationdu système
- Cadre de planification du système (CHF)
Produit par la Calgary Homeless Foundation (CHF), ce document décrit le système en place à Calgary. Il donne une application pratique de la planification du système, du point de vue de l’entité communautaire.
Jumelage de programme
- Avis aux agences financées: Recommandations vers les programmes subventionnés par la CHF (CHF)
Cet avis de la Calgary Homeless Foundation souligne les attentes de l’entité communautaire concernant les recommandations et l’admissibilité dans les programmes financés, grâce à l’approche de la planification du système.
Évaluation du niveau d’urgence
- Échelle de gravité de Calgary (CHF)
Ce lien offre des informations sur l’échelle de gravité de Calgary adaptée aux jeunes, aux familles et aux célibataires; elle est utilisée dans tous les programmes d’aide aux sans-abri afin de déterminer le niveau d’urgence des clients. - Échelle de gravité de Denver
Ce lien donne un aperçu de l’échelle de gravité de Denver (voir annexe A à ce document). - Outil d’aide pour l’établissement de priorités dans les services
Ce lien met en valeur les principes pour établir les priorités dans les services (Service Prioritization Decision Assistance Tool – SPDAT), un autre outil d’évaluation du niveau d’urgence - Outil d’évaluation de la gravité
Admission coordonnée
- Admission coordonnée (CHF)
Ce lien donne des informations sur l’initiative d’admission coordonnée de la CHF:
Systèmes d’information intégrés
- Système d’information sur les personnes et les familles sans abri (SISA)
Ce lien offre des renseignements sur le Système d’information sur les personnes et les familles sans abri - Système d’information sur la gestion des sans-abri (CHF)
Ce lien donne des informations sur le Système d’information sur la gestion des sans-abri de Calgary: - Évaluation des répercussions sur la vie privée du SGIS (CHF)
Ce document présente l’évaluation de la CHF sur les répercussions sur la vie privée, autorisée par la commissaire à la protection de la vie privée de l’Alberta pour exploiter le système de gestion de l’information sur la santé (SGIS). - Politiques et procédures du SGIS (CHF)
Ce document souligne en détail les procédures d’exploitation du SGIS de la CHF, ainsi que les formulaires de collecte des donnéeset de consentement, les protocoles de partage des données et les fonctions de vérification de la protection de la vie privée.
Ressources sur la gestion du rendement
Établissement de rapports
- Rapport mensuel sur le relogement rapide (MHCHS)
Feuille de données sur le relogement rapide (MHCHS)
Ces documents donnent des exemples de rapports de la Medicine Hat Community Housing Society (MHCHS). L’information soumise est corroborée avec des données, des observations directes ou l’examen des dossiers par l’entité communautaire. Par exemple, la feuille de données sur le relogement rapide contient des renvois vers des données du système de gestion de l’information intégré. Les écarts éventuels sont immédiatement décelés par le personnel et une aide est offerte aux équipes afin de corriger l’information.
Les programmes doivent également présenter un rapport mensuel écrit. Le rapport mensuel sur le relogement rapide de la MHCHS contient des informations qui sont comparées aux états financiers. Par exemple, si les dépenses de relogement sont élevées dans les états financiers et qu’aucun client n’a été relogé pendant ce mois, selon ce qu’indiquent le rapport écrit et les feuilles de travail, on leur demandera une explication détaillée ou le détail de leur Grand livre général.
Tableaux de bord
- Tableau de bord du programme (CHF)
Cet exemple de tableau de bord de programme montre comment la Calgary Homeless Foundation utilise le Système d’information sur les marchés du logement (SIML)pour évaluer le rendement sur une base trimestrielle.
Formulaires de collecte des données
- Entretien d’admission avec le client (CHF)
Entretien de suivi avec le client (CHF)
Sortie du client (CHF)
Entretien avec le client six mois après sa sortie (CHF)
Ces documents sont des exemples d’outils de collecte des données utilisés au niveau du programme dans tous les programmes subventionnés de la Calgary Homeless Foundation à divers intervalles (admission, suivi, etc.). Les données sont recueillies afin de mesurer les progrès du client et du système. http://m.calgaryhomeless.com/hmis/forms [anglais seulement] - Outil de données d’Hamilton (VH)
Il s’agit de l’outil utilisé par la ville d’Hamilton pour recueillir les données démographiques et qualitatives et les résultats des agences subventionnées. Il est soumis chaque mois. Le personnel rassemble les informations afin d’aider l’entité communautaire dans ses initiatives de planification communautaire et l’établissement de ses rapports sur les résultats de la SPLI.
Indicateurs de la SPLI
- Indicateurs de mesure de la SPLI (SPLI)
Il s’agit d’indicateurs nationaux fournis par la SPLI aux collectivités désignées à travers le Canada.
Ressources sur l'assurance de la qualité
Normes de service et politiques de programme
- Entente pour les programmes Logement d’abord (EHT)
Le document de l’Edmonton Homeward Trust présente les exigences de qualité de service pour les programmes financés, selon ce qui est stipulé dans le contrat. - Manuel d’accréditation de la gestion des cas (CHF)
Le Canadian Accreditation Council [conseil d’accréditation canadien] et le manuel d’accréditation de la gestion des cas de la CHF soulignent les normes de service dans les programmes Logement d’abord qui offrent une gestion des cas. - Améliorations dans la pratique (EHT)
Il s’agit d’une annexe pour les contrats avec l’Edmonton Homeward Trust qui souligne les attentes en matière de service. - Guide de services pour l’approche Logement d’abord (EHT)
Homeward Trust a établi une gamme de politiques complètes pour les programmes financés, décrites dans ce manuel. - Politiques de programme 1, Politiques 2, Politiques 3, Politiques 4, Politiques 5, Politiques 6 (VH)
Il s’agit d’un ensemble de politiques et de procédures qui gouvernent le programme Transitions to Homes (T2H), le programme Logement d’abord d’Hamilton financé par la SPLI et destiné aux sans-abri masculins chroniques.
Contrôle
- Flux du processus de contrôle (CHF)
Contrôleur du programme (MHCHS)
Outil de contrôle (CHF)
Instrument d’examen du programme (CHF)
Formulaire d’examen pour les sous-projets(UWYR)
Feuille de préparation au contrôle du programme (CHF)
Liste de vérification des dossiers de clients pour l’examen du programme(CHF)
Liste de vérification des dossiers financiers pourl’examen du programme (CHF)
Processus de correction (CHF)
Tableau préparatoire à la vérification du programme(VO)
Examen de l’agence et visites de contrôle (VO)
Plan d’examen de l’agence (VO)
Modèle de rapport – Examen de l’agence (VO)
Entretiens avec le personnel – Examen de l’agence (VO)
Ces documents traitent des divers outils organisationnels destinés aux visites de sites et au contrôle continu.
Ils comprennent des documents préparatoires aux visites de sites du personnel de l’entité communautaire, ainsi que d’actuelles listes de vérification et questionnaires.
Participation du client
- Mandat du groupe consultatif de consommateurs du programme Transition to Home d’Hamilton (VH)
Le programme Transition to Home de la ville d’Hamilton, dirigé par l’organisme Wesley Urban Ministries, a mis en place un groupe consultatif de consommateurs. Ce document présente son mandat. Le groupe comprend principalement des personnes qui ont une expérience vécue et sert de comité de planification et de consultation interne. Le vocabulaire utilisé dans le mandat est intentionnellement simple et direct. Le comité est en place depuis le début du programme et son mandat figure ci-joint. - Sondage auprés du client (CHF)
Le sondage auprès du client de la CHF est fourni dans tous les programmes subventionnés par l’entité communautaire et les résultats sont analysés centralement afin d’évaluer la perception du client vis-à-vis de la qualité et des répercussions du service. - Entretiens avec le client – Examen de l’agence (VO)
Cet exemple d’entretien avec le client utilisé par la ville d’Ottawa est incorporé dans les processus de contrôle réguliers.
Changements de pratiques de l’entité communautaire
- Examen administratif de la SPLI (VH)
En 2013, un examen des pratiques administratives internes de la ville d’Hamilton a été réalisé. Ce document résume les principales recommandations de changements que la Direction effectuera à ses processus administratifs reliés à la SPLI.
Les principaux changements portent sur quatre thèmes: L’harmonisation des pratiques administratives, la coordination des pratiques de contrôle, l’évolution des processus de paiement et la modernisation des dossiers du programme. Ces changements sont mis en oeuvre progressivement, l’objectif étant la mise en oeuvre complète d’ici avril 2016. - Mise en oeuvre administrative de la SPLI (VH)
Il s’agit d’une version préliminaire du document de planification du travail qui souligne les étapes entreprises pour mettre en oeuvre la première série des recommandations administratives (énumérées ci-dessus); mise en oeuvre prévue début 2014.
Gestion des risques
- Évaluation du risque (VO)
Sécurité
- Planification de la sécurité dans les programmes financés (CHF)
Processus d’examen des incidents graves (CHF)
Formulaire de déclaration d’incidents graves (CHF)
Formulaire de déclaration d’évènements graves (VO)
Procédure interne en cas d’évènements graves (VO)
Griefs
- Réponses aux plaintes (UWYR)
Protection de la vie privée
- Politique 6 - Confidentialité (VH)
Avis aux agences financées concernantles informations personnelles (CHF)
Avis de la LAIPVP (EHT)
Consentement au transfert de dossier du client (EHT)
Consentement à la divulgation (EHT)
Exigences de la LAIPVP (EHT)
Ces politiques, procédures et avis donnent des exemples de la façon dont diverses entités communautaires gèrent les risques. Ces documents sont utilisés lors d’incidents graves, de griefs, de questions liées à la sécurité et à la protection de la vie privée.
Ressources sur l'affectation du financement
Demande de propositions/ Concours de financement
- Guide du comité consultatif sur le projet des demandes de propositions (CHF)
Demandes de propositions (CHF)
Description de projet (EHT)
Formulaire d’appel de propositions de la SPLI (VH)
Lignes directrices pour les appels de propositions (VH)
Politique en matière de conflit d’intérêts, CCC (VO)
Mandat du CCC (VO)
Plusieurs entités communautaires ont fourni des modèles de demandes de propositions/appels de demandes utilisés à ce jour.
Certaines entités communautaires ont également fourni aux demandeurs des documents supplémentaires sur des renseignements généraux.
Contracts
- Demande de renouvellement de contrat (CHF)
Définitions du renouvellement de contrat (CHF)
Un formulaire de renouvellement de contrat est fourni aux demandeurs par la CHF, avec des définitions générales.